海珠区元旦晚会会场布置方案LED大屏幕「汽智广告」

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会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态,是会务工作机构根据领*者的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据,是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领*者审核批准后由会务工作机构具体实施。

会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项，会务会展服务

会展是指会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等，会务会展服务

会议前期的准备工作，是办公室工作的一项重要内容。办公室文员应协助相关*导和人员做好前期的各项准备工作。

1.确定会议名称、时间和地点

（1）确定会议的名称。会务会展服务

名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。

用通称，如办公会、常*会、常*会。*政机关和企事业单位一般以此为例会名称。

用组织名称代替会议名称，如*的各级代*大会、各级人民代*大会等。会务会展服务

用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。

根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。

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3、设备租金

这里的设备指的是一些比较特殊的设备，一般我们开会常用的设备的费用都包含在会议场地租金当中了。但是有时候我们需要一些其他的设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、大型会议服务，会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向*业的会议服务公司咨询，以便获得*适宜的性*比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。这些都是需要我们额外付钱的。并且这些设备比较精贵，所以在使用的时候还是要保护好这些设备，损坏可是要照价赔偿的，大型会议服务。

4、安保的费用

对于某些有重要人物参加的会议或者大型会议，安保是必须考虑到的一个部分，对于会议场地的安全保障工作也是非常有必要的，所以这一部分的费用不能不考虑。大型会议服务

5、其他费用

通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让*业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务*业的支持。大型会议服务

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。大型会议服务

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

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确定年会的举办场地。一般来说，我们的年会举办地点都会选在酒店中，在我们准备确定年会举办地点的同时，也一并确定好年会的举办时间、具体地点、活动人数、宴会规格等等内容。这些是一场成功年会的基础，一定要提前就确定好。4、在确定好场地后，活动策划人员就可以确定年会的具体流程了。比如，如何开场、如何安排节目、如何设置抽奖环节等等，都需要策划人员去精心考虑。只有把这些环节都考虑到位，这场年会活动才会完整，同时才能有效地调动起现场的气氛，让大家真正感受到活动的喜悦。在某种程度上可以说，良好的调动员工情绪是一个成功年会必*可少的元素。5、前期所有工作完成后，就剩下了执行工作了。只要前期的规划做得够仔细，人员分工做得够细致，那么执行就不会有太大的阻力，整场活动也就能够取得相应的效果。