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会议接待人员分工确定
要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，具体内容如下：
1、确定惟*的联络人
要确定*一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会;
2、确定*席
要从会议召集者、参与会议的高*导、与议题关系*为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议*席。公司年会布置搭建
3、确定会议记录者
好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。
会务策划流程
1. 确定会议主题和目标受众：明确会议的主题和目的，了解参会人员的背景和需求，为后续的策划工作提供基础。
2. 场地选择：根据会议规模和预算，选择合适的场地，包括会议室、宴会厅、户外场地等。
3. 活动安排：根据会议内容和参会人员的需求，设计各种活动，如讲座、研讨、交流、晚宴等，确保参会人员能够充分互动和交流。
4. 餐饮安排：根据参会人员的口味和需求，安排合适的餐饮，包括早餐、午餐、晚餐以及茶歇等。
照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。（2）中型会议，人数在一百至一千人之间。（3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集*、庆祝大会等。
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会议的筹备工作
1、确定接待规格
会议规模是由主持单位领导决定。一般来说，企业内部的一般工作性会议讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持的会议，因为邀请各企业的代表参加，所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作，成立一个会务组，专门研究布置会议接待接待的有关工作。公司年会会场布置活动
2、发放会议通知
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。
会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。
从服务的主体来看，会务服务依附会议的召开而存在，不开会就不存在会务服务。同样，会务服务的标准随会议规格的升高而攀升，随着会议规格的降低而就简。所以，会务服务的标准不是我们准备的越越好，而是要从实际出发，根据会议规格的实际标准制定相应的会务服务计划。会务服务可以一套自己的标准，但是这个标准也不是一成不变的，而是根据会议现场情况随时变通的。
人员配置：根据策划方案，合理配置人员，包括主持人、主讲人、接待人员、安保人员等，确保会议的顺利进行。
物资准备：准备必要的物资，如桌椅、音响设备、网络通讯设备等，确保会议现场的顺利使用。公司年会会场布置活动
现场管理：现场管理是确保会议顺利进行的关键，需要制定详细的管理方案，包括签到、入场安检、安全保卫等方面。
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会议支出构成
(1)场地租金:场地租金中通常会包含某些常用会议设施、设备和物品,譬如音响系统、激光指示笔、椅、主*台、白板或者黑板、油性笔、粉等,但一些非常规设施并不涵盖在内,比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主*台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)餐饮费用:会议餐饮服务可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程的需要及会议目的。如果将餐饮与会议社交活动相结合,则餐饮服务的标准要求会相对高一些,进而带动餐饮费用的提高。此外,餐饮企业是否允许自带酒水、对服务费的相关规定等,会直接影响餐饮费用。大型会议可以在会前与服务企业就价格政策进行谈判,以节省餐饮费用。会议会场场地布置报价
(3)交通费用:会议的交通费用主要是会场交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预订交通。会议会场场地布置报价
(4)会议设备租赁费用:不同的会议活动对设备的需求也不尽相同。大型会议、国际性会议以及特定*业领域的会议活动,可能还需要使用一些特殊设备,如LED 显示屏、投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,通常租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。会议设备的品牌、产地、型号及新旧程度不同,租赁的价格可能相差很大。在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求,以便获得Z高的性*比。
(5)会场布置费用:如果会议有特殊的布置要求,还需要进行专门的设计、临时建筑物的搭建和会议场地布置,需要支出相关的设计费、搭建费、布场物料费、工程人工费等。
(6)其他支持费用:会议的举办需要使用支持性的服务,如广告宣传费、物流费用、临时人工费、仓储费用等,可根据会议的具体需要选择。
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以上信息由专业从事酒店会场布置策划的汽智广告于2025/2/27 9:13:01发布
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